1、建立全面的印章管理體系
首先，要摸清企業(yè)印章管理的真實情況，梳理和綜合分析本企業(yè)印章使用管理的特點。
大型建筑施工企業(yè)由于組織架構(gòu)復(fù)雜，下屬分子公司、臨時機構(gòu)眾多，企業(yè)印章管理部門對于印章管理的實際情況，往往不能做到完全掌握，在實際管理工作中就難以抓住重點。
因此，必須對企業(yè)自身的印章管理現(xiàn)狀進(jìn)行全面摸底和定期梳理，通過主管部門抽查和下屬企業(yè)自查相結(jié)合的方式，動態(tài)掌握企業(yè)印章數(shù)量、種類和區(qū)域分布等關(guān)鍵要素，才能有的放矢地開展規(guī)范印章使用管理的工作。
其次，要梳理印章管理的風(fēng)險點，加強重點環(huán)節(jié)管控。
要在掌握企業(yè)印章管理實際情況的基礎(chǔ)上，全面梳理本單位印章管理的主要風(fēng)險點，采取針對性的管控措施。
具體來說，一般要重點加強對項目部、駐外機構(gòu)等薄弱環(huán)節(jié)的管控，重視上述機構(gòu)印章刻制、使用、保管、回收等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，通過加快區(qū)域總部建設(shè)，形成異地印章使用的監(jiān)管中心；要嚴(yán)格規(guī)范項目部章、分支機構(gòu)章、部門章的用途范圍，通過印文內(nèi)容明示等方式，限定其用途，防范不當(dāng)使用引起的表見代理風(fēng)險；要重視加強印章保管工作，明確印章必須存放在帶鎖的牢固可靠的箱柜內(nèi)，防范失竊風(fēng)險。
再次，要優(yōu)化用印流程設(shè)計，做到效率和風(fēng)險管理兼顧。
在掌握企業(yè)印章管理實際情況和關(guān)鍵風(fēng)險控制點后，印章管理部門要制定一套符合企業(yè)自身實際、便于管理的用印操作流程和模式，平衡好效率與風(fēng)險管控的關(guān)系。
具體來說，對于用印流程要清晰明確，關(guān)鍵控制點負(fù)責(zé)人應(yīng)有AB角的設(shè)置，關(guān)鍵業(yè)務(wù)事項需要前置審核的，相關(guān)部門必須明確聯(lián)系人，印章管理部門應(yīng)有24小時蓋章工作預(yù)案等。同時，還要積極運用信息化手段和其他專業(yè)管理的工具、方法，探索電子印章等新型印章的使用和風(fēng)險管控模式，提高印章使用管理的效率。只有這樣，印章風(fēng)險管控工作才能既服務(wù)于企業(yè)發(fā)展又能兼顧內(nèi)控管理需要。
最后，在完成上述工作的基礎(chǔ)上，要將相關(guān)的流程、做法、措施形成管理文件，制定完善的印章管理制度。
要通過制度來規(guī)范印章使用監(jiān)管工作，明確各項基本標(biāo)準(zhǔn)和各級印章管理部門、管理崗位的工作職責(zé)。此外，也要通過制度的系統(tǒng)性規(guī)定，規(guī)范不同類別的行政公章的體系設(shè)計，統(tǒng)一種類、名稱、樣式，合理控制企業(yè)印章總量，明確各類印章的使用范圍，區(qū)域和權(quán)限。
2、落實全過程印章使用管理要求
圍繞印章的“刻制、啟用、領(lǐng)用、保管、使用、登記、回收、銷毀”等全過程，要嚴(yán)格落實以下管理要求：
（1）印章的刻制
應(yīng)由印章主管部門統(tǒng)一刻制，其他部門非經(jīng)授權(quán)或制度規(guī)定，不得刻制印章；經(jīng)授權(quán)刻制印章的，在印章刻制完畢后，應(yīng)當(dāng)?shù)接≌轮鞴懿块T辦理印模備案。
（2）印章的啟用
應(yīng)由印章主管部門正式發(fā)文啟用以后，方可使用。啟用文件應(yīng)注明印章啟用時間、保管單位、印章用途等，如替換原有印章的，原章應(yīng)相應(yīng)廢止。
（3）印章的領(lǐng)用
應(yīng)由申請刻制印章的單位或部門，明確專人辦理領(lǐng)用手續(xù)，領(lǐng)用人應(yīng)當(dāng)是本單位的正式員工并進(jìn)行登記備案，不得讓他人代領(lǐng)。
（4）印章的保管
應(yīng)由專人保管并有上鎖的保管箱等專用的保管設(shè)備。印章的保管人員應(yīng)簽署保管責(zé)任書，明確保管責(zé)任。印章保管人暫時不能行使保管責(zé)任的，應(yīng)和臨時保管人員辦理印章移交手續(xù)。嚴(yán)禁將印章交由非本單位人員保管。
（5）印章的使用
應(yīng)由保管人本人蓋章，印章保管人在使用印章前，應(yīng)檢查是否按規(guī)定的流程、權(quán)限辦理了用印審批手續(xù)。如有不符合要求的，應(yīng)由申請用印單位說明情況及具體補辦措施，否則不得用印。申請異地使用印章的，應(yīng)由申請單位派經(jīng)備案的借用人員來辦理借用手續(xù)，并明確要求歸還時間和借用期間的印章保管責(zé)任和保管要求等。
（6）印章的登記
應(yīng)由申請用印人在用印前在專門的登記本上填寫用印事項，記錄用印時間，印章保管人在用印前，應(yīng)檢查對方登記情況。
（7）印章的回收
應(yīng)由印章保管單位向企業(yè)印章主管部門提出申請。在辦理回收手續(xù)時，應(yīng)制作印章回收登記表，注明印章于何時起停止使用，有條件的應(yīng)一并提交用印登記表，進(jìn)行歸檔保存。
（8）印章的銷毀
應(yīng)由印章保管部門根據(jù)實際情況，在企業(yè)檔案管理部門的協(xié)助下，辦理銷毀手續(xù)。
3、增強全員印章使用風(fēng)險防范意識
印章的使用風(fēng)險并不僅限于印章使用的保管人和責(zé)任人，而是和企業(yè)每一個員工息息相關(guān)。大型建筑施工企業(yè)要針對不同對象采取不同的印章使用風(fēng)險意識的教育和培訓(xùn)。
具體來說，要逐級開展針對印章專兼職管理人員的定期指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷增強印章管理人員的法律意識、風(fēng)險意識，提高其業(yè)務(wù)技能和崗位工作水平，防范差錯風(fēng)險。
對于一些基層項目部管理人員，要將全面系統(tǒng)地管理文件，提煉成通俗易懂的管理指南，直接張貼在其辦公地點，簡明扼要地提示印章管理的要求和管理責(zé)任；對于其他管理人員，要通過內(nèi)控制度培訓(xùn)、普法教育、專題講座等途徑廣泛開展印章規(guī)范使用和風(fēng)險防范的宣貫活動，增強全體員工的風(fēng)險防范意識和嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)印章管理制度的自覺性。
4、加強監(jiān)督檢查，落實工作責(zé)任
企業(yè)印章管理部門要加強對各類印章管理的業(yè)務(wù)檢查和考評，健全分級、分類管理的風(fēng)險報告和督查機制，提高處置印章風(fēng)險事件的應(yīng)急能力。通過定期或不定期抽查等方式，組織開展印章使用管理情況的合規(guī)性檢查，對存在的隱患和漏洞，要及時落實整改，努力形成印章管理的長效機制。
要落實工作責(zé)任，明確各級領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)管責(zé)任和印章管理人員的保管責(zé)任，做到“專人保管、有人負(fù)責(zé)、責(zé)任可追溯”，對違反印章管理制度的責(zé)任人要按照有關(guān)制度規(guī)定追究其責(zé)任。認(rèn)真落實“誰掌管、誰負(fù)責(zé)”的工作責(zé)任制，嚴(yán)格執(zhí)行“隨用隨蓋、人在章在、人離章收”的操作要求，加強用印過程的監(jiān)管。對于仿冒、私刻企業(yè)各類公章的分包商和供應(yīng)商，應(yīng)要求其出具承擔(dān)因私刻印章而產(chǎn)生的一切經(jīng)濟(jì)及法律責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的還應(yīng)取消其合格供應(yīng)商的資格。